Best
Practices of Document Filing System with Excel
19-20
Desember 2013
Paramadina S2
Kaw.SCBD / Apartement Batavia*
BACKGROUND
Arsip merupakan rekaman informasi dari
kegiatan dalam suatu organisasi. Sebagai rekaman informasi arsip dapat
digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan di suatu
organsisi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan
manajemen modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta
pengawasan yang ketat. Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka
arsip harus dikekola baik dan benar sesuai dengan prinsip serta tujuab dari
manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap
dan efisien.
Untuk mencapai tujuan manajemen
kearsipan salah satunya hal penting di dalam mengelolah arsip yaitu
keberhasilan dalam penataan arsip. Penataan arsip atau pemberkasan arsip
(filing system) pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan
penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Salah satu sistem yang dapat
diterapkan di dalam penataan arsip yaitu sistem pemberkasan. Yang di dalamnya
terdiri dari pemberkasan subjek, pemberkasan alfabetis, pemberkasan geografis
dan pemberkasan numerik serta pemberkasan campuran (alfanumerik). Masing-masing
sistem pemberkasan mempunyai fungsi pokok dan sifat yang unik dalam setiap
penggunaannya di dalamnya. Apabila metode pemberkasan diatas dapat diterapkan
dengan baik dan tepat dengan melihat kebutuhan utama dari organisasi tersebut
dan di implementasikan dengan baik dan benar, maka akan sangat membantu
memaksimalkan proses penyimpanan arsip dengan teratur dan akan memberikan
kemudahan, ketepatan serta kecepatan dalam melakukan sistem penemuan kembali
(retrieval system) dalam suatu organisasi.
OBJECTIVES
Setelah mengikuti pelatihan ini
peserta diharapkan mampu untuk :
1.
Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive
serta tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan,
penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses
pemusnahan dokumen.
2.
Memahami implementasi dari 5 macam sistem pemberkasan arsip
(filing system)
3.
Menerapkan dan menentukan sistem pemberkasan arsip yang sesuai
dengan kebutuhan organisasi
4.
Memahami implementasi prosedur & prinsip-prinsip sistem
pemberkasan arsip
5.
Menerapkan atau mengaplikasikan sistem pemberkasan dengan benar
dan tepat
6.
Mengetahui keuntungan dan kerugian penggunaan sistem pemberkasan
7.
Memahami jenis-jenis peralatan dan cara penggunaan peralatan
pemberkasan arsip Mengkombinasi sistem pemberkasan
8.
Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing
system dalam organisasi.
9.
Mampu melakukan teknik Penyimpanan file soft document dengan
pembuatan system level folder yang sistematis.
10.
Mampu melakukan teknik proteksi folder file dari akses user yang
bukan haknya.
11.
Mampu melakukan teknik pencarian dan penemuan kembali soft
document dengan cepat di dalam computer.
12.
Mampu melakukan teknik Pembuatan Otomatisasi Nomor Surat Keluar
Internal dan External menggunakan Ms. Excel 2007.
13.
Mampu melakukan teknik Pembuatan Records Management System untuk
menemukan nama file hard document dengan lokasi penyimpanannya menggunakan Ms.
Excel 2007.
SYLLABUS
1.
Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan
Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan
Undang-Undang Kearsipan RI.
2.
Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan
3.
Klasifikasi Jenis-Jenis Arsip/Dokumen Perusahaan
4.
Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan
Arsip/Dokumen.
5.
Sistem Pemberkasan (Subjek, Alfabetis, Numerik, Geografis dan
Alfanumerik)
6.
Proorsedur (Penyimpanan dan Penemuan Kembali)
7.
Aturan Mengindeks
8.
Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Sistem Pemberkas)an
9.
Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Sistem Pemberkasan
10.
Keuntungan dan Kerugian penggunaan Sistem Pemberkasan
11.
Teknik dasar Pengurusan Surat dalam organisasi (Surat Masuk dan
Surat Keluar)
12.
Praktek langsung di unit kerja, diskusi dan tanya jawab.
13.
Teknik Penyimpanan file soft document dengan pembuatan system
level folder yang sistematis.
14.
Teknik Proteksi Folder file dari akses user yang bukan haknya.
15.
Teknik pencarian dan penemuan kembali soft document dengan cepat
di dalam computer.
16.
Teknik Pembuatan Otomatisasi Nomor Surat Keluar Internal dan
External menggunakan Ms. Excel 2007.
17.
Teknik Pembuatan Records Management System dengan menggunakan Ms.
Excel 2007.
TRAINING METHOD
- 20% Theory
- 80% Practices
- Dynamic and interactive training presentation
AUDIENCE TARGET
Staff atauLeader
yang bertanggungjawab dalam proses filing document
Setiap peserta
diwajibkan membawa Laptop
Investasi Rp. 4.000.000,-/orang
T-Learning Center Development (Tiketkoe)
Telp.
021-2400 8399, SMS Center - 0815 1166 8785
CS –
Novi
Hardian Rini Yanti Sisca
Email :
t_learningcenter@yahoo.com, tiketkoe.training@gmail.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar